普通の社会人であれば、毎日活用するメール。
そのメールの送り方で相手を怒らせてしまった経験はありませんか。
メールは、直接会話するよりも、冷たい印象を持たれる可能性があります。
また、自分が意図していない汲み取られ方をされてしまうことで、相手を怒らせたり、不快に感じさせることがあります。
これは相手が悪いのではなく、自身のメールが誤解を招くような内容になっていたり、ビジネスメールの基本がしっかりと習得できていないからです。
今回は、営業経験10年の私が、主に社外メールにおけるお客様に印象に残るメールのポイントを解説いたします。
ビジネスメールの基本的な書き方
ビジネスメールの基本である
「件名」「添付」「宛名」「挨拶」「内容」「結び」「署名」
についての基本をまずは解説いたします。
件名
忙しい人は、数多くのメールの中から件名だけを確認し、優先順位をつけて仕事をする人もいます。場合によっては、本文さえ読まれない可能性もあります。
それくらい重要な項目ですので、わかりやすくすることが大事です。
添付
件名と同じく、パッと見てわかるようなファイル名にすることが大事です。
宛名
会社名、部署名、役職など基本は省略不可です。業種によっては、省略が当たり前にされている場合もありますが、きっちり省略せずに記載することがベターでしょう。
挨拶
「お世話になっております。株式会社●●の▲▲です。」が定番です。関係性ができていないうちに、この挨拶を省略することはNGです。
内容（本題）
相手を怒らせてしまう可能性が一番高いのがこの本題です。わかりやすさや敬語の使い方はもちろん、立場をわきまえて書くことが重要です。
結び
本題の内容によりますが、最後に一言添えてメールを終わらせるのが基本です。 これはいつも同じ結びになりがちなので、バリエーションを持っておくことをおすすめします。
署名
会社名、部署名、住所、電話番号、FAX番号、名前、社用携帯の番号、これらを記載しておくことが基本です。 相手があなたにアクション起こすときに、メールの署名を確認し連絡を取ることが多いです。
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株式会社●●商事
西日本営業部 営業一課
田中 太郎
〒870-0000
大分県大分市▲町1-1-1
TEL: 097-000-1111
FAX: 097-000-1112
PHONE：090-0000-0000
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印象に残るメールのポイント
続いて、印象に残るためのメールのポイントをご紹介します。
件名
【】を有効に活用しましょう。
誰からなのか、どういう目的の内容なのか、目を引くように工夫してみましょう。
例
・【●●商事 田中】冷蔵庫のお見積りについて
・【ご依頼】アンケートのご提出について
・【8/1 合同展示会】事前打ち合わせについて
添付
相手が保存することを前提にわかりやすいファイル名をつけましょう。
また、同じ添付ファイルを何度も更新する可能性がありますので、更新日がわかるようにファイル名の最後に「230801」など日付を入れておくと最新のファイルがわかりやすくなるでしょう。
例
・ファイル名：【8/1 説明会】座席表について20230722.pdf
宛名
省略せずに書くためには、相手の名刺をそっくりそのまま記載することが大事です。
名刺管理アプリなどで、すぐに名刺が確認できるように名刺を管理しておくことも大切なポイントです。
宛名は、二重敬語にならないようご注意ください。
× 田中部長様
○田中 部長
○部長 田中様
挨拶
「お世話になっております」や「ご無沙汰しております」の挨拶の後、直近の出来事に関するお礼や、お詫びを添えると印象は良いでしょう。
・本日は、貴重なお時間をいただきありがとうございました。
・昨日は、お休みのところお電話失礼いたしました。
・早速ご連絡いただきありがとうございます。
内容（本題）
結論から先に書くよう意識して下さい。ダラダラと長い文章を書いても伝わりづらく、相手をイライラさせてしまう可能性があります。
参考までに、以下4つ（依頼・相談・報告・連絡）の簡単な例をご紹介致します。
例
①依頼：冷蔵庫のお見積もりをいただきたくご連絡致しました。
下記型式の納期と価格をご教示願います。
500L 冷蔵庫 AA500bb
②相談：8/1ゴルフコンペの組み合わせについてのご相談です。
添付ファイルをご確認いただきご意見いただけますと幸甚です。
③報告：本日の訪問実績をご報告申し上げます。
訪問件数 10件 契約件数 ３件
所感 「本日は〜」
④連絡：提案会の日程についてご案内致します。
日程：8/1（火） 9:00〜11:00
場所：●●市民会館
備考：駐車場はございませんので、公共交通機関でお越しください。
ポイントを箇条書きで書く
型式AA500bbの冷蔵庫のメリット
・省エネタイプ 10年前の同容量の冷蔵庫と比較して年間で約10,000円の電気代をカット
・真ん中野菜室 取り出し回数も多いため、主婦に大人気
・高さ170㎝のロータイプ 女性でも最上段に軽々手が届く
結び
本題の内容によって、結びの一言も変わってきます。相手に対応いただく場合は、「恐れ入りますが」「お手数掛けますが」「ご多忙とは存じますが」等の言葉を添えて、相手への配慮を欠かさず行いましょう。
例
今後とも何卒よろしくお願いいたします。
引き続きよろしくお願い申し上げます。
ご不明な点等あれば、お気軽にご連絡ください。
お手数をお掛けしますが、ご確認をお願いいたします。
ご多忙のところ大変恐縮ですが、 ご対応の程よろしくお願いいたします。
署名
会社名、部署名、住所、電話番号、FAX番号、名前、社用携帯の番号を記載した上で、自社の一言PRやHPリンク、イベント情報のお知らせなど添えると嫌な印象なく相手へのPRになるでしょう。
全体
スピードの速さと誠実さは信頼を勝ち取るための近道です。相手の指定の期日よりも早く対応することを意識しましょう
尊敬語、謙譲語、丁寧語を使い分けていきましょう。最初は確認しながらでも時間がかかってでもしっかり習得しておく価値があります。
やってはいけないポイントは？
必要のない人に対して、送らないよう注意してください。
特に気をつけたいのが、 一斉連絡で受け取った宛先全員に対して返信をするケースです。
中には、競合他社を含む外部の方がいる場合もあるため、漏れたらまずいメール内容であれば、宛先を絞って送る必要があります。
日頃から癖づけましょう。
前株、後株の誤りは、あるあるのミスではありますが、絶対にあってはならないミスです。
しつこいくらい何度も確認し、送るよう心がけて下さい。
名前のミスもよくあります。「宮本様」を「宮田様」と間違える等あってはならないですが、
「渡辺様」を「渡邉様」と書いたり、「山﨑様」を「山崎様」と書いたりするミスにも是非こだわって下さい。
受け取る相手は、間違えられやすい漢字のため、何度も間違えられていますし、逆に毎回正しく書いてるのであれば、印象に残りやすいでしょう。
これは非常に落とし穴にハマりやすいので十分に気をつけて下さい。共通の情報発信などの場合、宛先のみを変えて何社も同じメールを送ることもあると思います。
本文の一部に「●●社の▲▲様にもご愛顧いただいてます」などの内容があると、●●社以外の宛先の人が受け取っったって場合、非常に印象が悪くなります。
業務上、使い回すケースはあると思いますが、細心の注意を払って本文を確認するよう意識して下さい。
誤字脱字はメールをしっかりと読み返してない証拠です。
相手が読み間違って違う解釈をする可能性もありますので、 十分に気をつけましょう。
意外に重要です。 夜の9時にメールを送っていると、「こんな時間まで仕事しているんだ」と思われたり、 週末金曜日の遅い時間にご依頼メールを送ったりすると、相手はスッキリした気持ちで週末を過ごすことができません。
できれば依頼メールは、週明けか、週末の早い時間帯に送り、相手に無駄なストレスを与えないよう意識しておきましょう。
謝罪する内容なのに反省が見えない内容ではないか
依頼する内容なのに上から目線な内容になっていないか
初めてのメールなのに馴れ馴れしい内容ではないか
やってはいけないいずれの内容も、最後にしっかりと読み返しチェックをすることで防げる内容です。
たかがメールではありません。たった一通で大きな影響をもたらす可能性もあります。
改めて最終チェックを怠らない意識を持ってメールを送るようにしましょう。
まとめ
印象に残るメールとやってはいけないポイントについて解説いたしました。
ビジネスメールの場合、 相手のメール内容の一部の誤りに対して、わざわざ指摘する人はいません。
知らず知らずのうちに、あなたの相手からの評価が下がっている可能性があります。
メールの細部にまで気を配っていくことだけでも、相手との信頼関係を築くことができます。地道ではありますが、ビジネスメールの基本をしっかりと習得して、今後の仕事に行かしてください。
今回は以上です。
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